SOLUSI ARSIP

Penataan Arsip

Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai macam bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, orgasisasi politik, organisasi massa, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Berdasarkan fungsi dan kegunaannya, arsip ada dua macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung oleh pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya dan dipermanenkan dan telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga Kearsipan.

 

Arsip dinamis meliputi tiga jenis, yaitu :

  1. Arsip aktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus;
  2. Arsip inaktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun;
  3. Arsip vital, adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui,dan tidak tergantikan.

 

Terkait dengan fungsi dan kegunaan arsip yang sangat strategis tersebut, kiranya penting dilakukan menata arsip dengan baik agar mudah diakses dan dipergunakan oleh yang berhak menggunakannya. Menata arsip yang baik bukan sekedar membuat daftar arsip guna penemuan kembali arsip, tetapi juga mengolah arsip menjadi informasi yang mencerminkan keberadaan, tugas dan fungsi pencipta arsip.

 

Pengelolaan dan penataan arsip aktif menghasilkan tertatanya fisik, informasi arsip serta tersusunnya daftar arsip sehingga memudahkan penemuan/pencarian kembali arsip yang dibutuhkan. Langkah yang perlu dilakukan dalam pengelolaan dan penataan arsip yaitu pemberkasan arsip aktif. Pemberkasan arsip aktif memuat klasifikasi arsip,uraian informasi,waktu,jumlah, dan keterangan. Sedangkan isi berkas memuat Nomor berkas, Nomor item arsip, Kode klasifikasi, Uraian informasi arsip,tanggal,jJumlah, dan keterangan.

 

Guna melakukan pemberkasan arsif aktif perlu dipersiapkan hal-hal sebagai berikut:

  1. sarana dan prasarana pendukung ( tempat dan alat);
  2. arsip yang akan diberkas,

 

Dalam melakukan proses penataan arsip aktif yang perlu dilakukan adalah :

  1. Mempersiapkan alat dan bahan antara lain : folder, sekat, kartu tunjuk silang dan filing cabinet;
  2. Mempersiapkan arsip yang akan ditata yaitu dengan langkah : mengecek kelengkapan fisik dan berkas arsip, membuat indek arsip;
  3. Mempersiapkan folder yang akan digunakan untuk penempatan arsip sesuai dengan tab diberi tanda kode subjek/masalah untuk subjek primer kode pada kiri atas, kemudian subjek sekunder pada tengah atas, dan subjek tersier ( bila ada) kode pada kanan atas
  4. Mempersiapkan sekat/guide, sekat berupa kertas tebal dengan ukuran 15,5 X 11 cm, sebagai penunjuk/pemisah antara satu folder dengan folder yang lain. Sekat ini ditata dalam kotak kartu kendali dengan menuliskan kode dan subjeknya.
  5. Mempersiapkan tunjuk silang, tunjuk silang ini digunakan apabila dalam berkas satu arsip berkaitan dengan berkas arsip yang lain namun berbeda tempat penyimpanan karena berbeda fisik arsipnya dan tidak bisa disatukan karena ada perbedaan istilah yang mempunyai subjek sama.
  6. Penataan arsip dalam folder. Arsip yang mempunyai kode sama ditempatkan dalam folder sesuai urutan abjad, masalah, tahun, bulan dan tanggal, jika indeks tanggal dalam urutan angka dimulai dari angka yang besar ke kecil.

 

Pengelolaan dan penataan arsip inaktif dilakukan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli. Pada unit kearsipan, pengelolaan dan penataan arsip inaktif dilaksanakan melalui beberapa kegiatan yaitu : pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar arsip. Daftar arsip inaktif memuat informasi tentang: pencipta arsip, unit pengolah, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tingkat perkembangan, jumlah, retensi, keterangan. Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi tanggung jawab unit kearsipan.

 

Tahapan kegiatan dalam pengelolaan dan penataan arsip inaktif adalah sebagai berikut:

  1. Pemilahan, langkah awal pemilahan arsip adalah memisahkan antara arsip dengan nonarsip serta duplikasi arsip yang berlebihan. Nonarsip dapat berupa : formulir dan blanko kosong, ordner, sampul, dll. Bahan-bahan nonarsip ini dapat dimusnahkan.
  2. Pemberkasan/pengelompokan arsip.

Pemberkasan dapat dilakukan menggunakan prinsip aturan asli namun apabila kesulitan dapat dilakukan dengan menggunakan prinsip asal-usul sehingga dapat ditentukan penggolongan/pengelompokan berdasarkan series (kesamaan jenis), rubrik ( kesamaan permasalahan), dosier (kesamaan urusan/kegiatan).

  1. Pendeskripsian, adalah kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada setiap berkas arsip ke dalam sebuah kartu deskripsi. Kartu deskripsi berukuran 10 X 15 cm. Kartu deskripsi berisikan informasi : bentuk redaksi, uraian arsip/surat, tingkat perkembangan, tanggal, bentuk luar.
  2. Pembuatan skema pengelompokan arsip. Pembuatan skema pengelompokan arsip yaitu pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu deskripsi. Peyusunan ini bisa berdasarkan pola klasifikasi, struktur organisasi, tupoksi, atau kombinasi.
  3. Manuver kartu deskripsi, adalah penggabungan kartu deskripsi berdasarkan pola klasifikasi arsip.
  4. Memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi,yaitu memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi. Nomor urut tersebut digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.
  5. Manuver berkas, yaitu proses penggabungan berkas arsip yang mempunyai kesamaan masalah serta disusun sesuai skema.
  6. Memasukkan arsip ke dalam folder. Berkas yang telah disusun dimasukkan ke dalam folder dan diberi kode masalah arsip dan nomor urut arsip.
  7. Pembungkusan Arsip. Berkas yang telah dimasukkan ke dalam folder dibungkus menggunakan kertas kissing.
  8. Memasukkan folder kedalam boks dan pelabelan boks Folder arsip yang telah dibungkus dimasukkan kedalam boks kemudian boks arsip tersebut diberi nomor sesuai nomor urut, dan dalam setiap pokok penomoran dimulai dari nomor 1(satu). Setiap boks hanya berisi satu jenis (satu macam kode) dengan tahun yang sama.Pengisian arsip dalam boks tidak boleh terlalu penuh harus ada jarak minimal 2 cm, hal ini untuk memudahkan dalam memasukkan dan mengeluarkan arsip apabila dibutuhkan. Langkah selanjutnya boks ditata dalam rak secara berderet dengan urutan nomor kecil sebelah kiri dan jumlah boks dalam satu deret harus sama untuk memudahkan dalam pencarian.
  9. Membuat Daftar Arsip/Daftar Pertelaan Arsip. Daftar arsip dibuat sebagai sarana penemuan kembali arsip. Dalam penemuan kembali ada dua metode penemuan kembali arsip yaitu metode penemuan langsung dan metode penemuan tidak langsung. Apabila dalam sistem filing alfabetis dan subyek maka menggunakan metode penemuan langsung. Sedangkan sistem filing geografis dan numerik penemuannya menggunakan metode penemuan tidak langsung. Penggunaan metode penemuan tidak langsung untuk menjaga kerahasiaan informasi arsip yang disimpan sehingga arsip yang disimpan dalam boks dapat diketahui melaui nomor boks yang identifikasinya dapat dicari dalam daftar arsip.

 

Tujuan akhir dalan pengelolaan dan penataan arsip inaktif adalah penyusutan arsip. Hal ini sesuai dengan amanah Undang-undang nomor 43 tahun 2009 pasal 47 ayat (2) yang menyebutkan bahwa penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.

Arsip yang tidak dikelola dapat mengakibatkan ruangan sempit, kotor, dan suasana tidak nyaman sehingga dapat mengakibatkan kinerja pegawai bahkan lembaga/organisasi menurun. Demikian pula apabila arsip tidak ditata dengan baik maka pencarian surat/arsip menjadi sulit dan lama sehingga dapat menghambat dalam proses pengambilan keputusan, proses pertanggung jawaban, dan proses-proses kegiatan lain yang harus segera diselesaikan. Pengelolaan dan penataan arsip yang baik dan sesuai dengan kaidah akan menjadikan arsip sebagai sumber informasi dan komunikasi, sumber sejarah, sumber pertanggung jawaban sehingga arsip tidak lagi dipandang sebagai benda yang hanya dibendel/diberkas, dan ditimbun tetapi arsip merupakan sumber kekayaan yang layak dan perlu dilestarikan bagi masyarakat modern.

 

Alihmedia Arsip

Alih media merupakan proses pengelolaan dokumen dari bentuk fisik (baca:kertas) menjadi bentuk elektronik untuk kemudian dapat dikelola menggunakan teknologi informasi.

Alih Media/ digitalisasi arsip selain berfungsi sebagai penyelamatan informasi arsip (backup) juga memudahkan penyimpanan dan pencarian kembali arsip. Perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya teknologi informasi memungkinkan alih media arsip dibuat dalam berbagai bentuk media digital dan dapat diakses melalui jaringan internet maupun dari berbagai media elektronik.Ini akan memberikan keuntungan yang besar bagi perusahaan/ organisasi. Alih media Arsip memungkinkan arsip dapat dibaca , didengar dan dilihat sesuai dengan perkembangan jaman dan tehnologi sehingga arsip akan tetap memberikan sumbangan bagi si pencipta arsip maupun generasi mendatang.

 

Manajemen Data Digital

Dokumen menjadi salah satu data penting bagi sebuah perusahaan. Melalui dokumen itulah perusahaan dapat membuat kebijakan, langkah strategis ataupun sekadar merapikan administrasi. Kini, bentuk dokumen pun mengalami perubahan dari yang awalnya konvensional berupa kertas beralih menjadi berbentuk digital.

Namun dokumen digital dinilai rentan disalahgunakan, dipalsukan ataupun digandakan. Oleh karena itu, dokumen-dokumen digital haruslah tersimpan rapi di tempat aman. Bagaimana tips mengelola data dan dokumen digital yang aman? Berikut ulasannya yang perlu Anda ketahui.

  1. Buat Kebijakan Internal Terkait Pengarsipan Data di Perusahaan
    Pengelolaan data dan dokumen digital yang aman tidak bisa berjalan dengan baik tanpa adanya regulasi yang baik dari perusahaan. Maka dari itu, penting kiranya perusahaan memiliki standar operasional dan kebijakan internal dalam penyimpanan data digital ini. Beberapa poin pentingnya misalnya:

    Jangan meninggalkan data yang bersifat sensitif dalam sebuah perangkat tanpa perlindungan ekstra. Bila harus mencetak dokumen menggunakan shared printer, segeralah hapus file dari riwayat cetak.

    Apabila seorang karyawan telah sudah tidak bekerja di perusahaan tersebut, maka dokumen dan data digital miliknya perlu untuk dihapus dengan persetujuan. Hal ini guna menghindari penyalahgunaan data digital oleh pihak yang tak bertanggung jawab.

    Tentukan siapa saja yang dapat mengakses dokumen digital penting di perusahaan. Sebagai contoh, bila Anda ingin menyimpan dan mengelola data maupun dokumen digital di bidang keuangan. Tentu, divisi keuangan dan beberapa petinggi perusahaan yang dapat mengaksesnya.

    Menjalankan kebijakan dengan menggunakan protokol yang jelas dan terbaik.

  2. Pastikan Ruang Penyimpanan Data Digital Mencukupi dan Mumpuni
    Setelah perusahaan membuat sebuah aturan atau kebijakan internal mengenai penyimpanan data, selanjutnya adalah dengan memilih ruang penyimpanan data digital. Di sini Anda perlu menghitung berapa besar kebutuhan ruang bagi penyimpanan data penting di perusahaan. Sebab, tanpa adanya pemetaan seperti ini tentu akan sulit memilih ruang penyimpanan data digital yang baik.

    Melansir dari laman Data Center Post, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memilih ruang penyimpanan digital yang mumpuni yaitu:

    Memiliki manajemen disaster recovery dan fitur keamanan data yang baik dan menyediakan layanan back up penuh selama 7 x 24 jam.

    Aksesibilitas yang mudah juga sangat diperlukan. Misalnya saja Anda dapat memilih layanan penyimpanan data yang terintegrasi dengan perangkat lain seperti smartphone, tablet, dan netbook. Dengan begitu, Anda sebagai user dapat mengakses dokumen penting di mana dan kapan saja selama terhubung dengan akses internet. Khususnya pada saat darurat.

    Masalah pembiayaan pun perlu diperhatikan. Sebab, merawat dan menjaga dokumen digital dalam ruang penyimpanan mumpuni diperlukan penanganan khusus. Pastikan pula Anda memikirkan tentang biaya pemeliharaan baik itu untuk perangkat keras maupun perangkat lunak. Begitu juga dengan biaya pemulihan bencana.

  3. Uji Coba Ruang Penyimpanan Digital
    Saat Anda telah menentukan ruang penyimpanan yang digunakan, sebaiknya lakukan uji coba terlebih dahulu sebelum menggunakannya secara penuh. Cobalah semua fitur yang ada dalam media penyimpanan digital tersebut.

    Dengan begitu, Anda dapat mengetahui seberapa sulit atau mudahnya karyawan di perusahaan Anda maupun publik dalam mengakses dokumen digital secara terbatas. Pengujian ini juga penting dilakukan guna mengetahui kerentanan penyimpanan data terhadap ancaman dari luar. Misalnya saja peretasan dokumen dan pencurian data digital untuk hal yang melanggar hukum oleh pihak yang tak bertanggung jawab.

    Anda bisa melakukan uji coba tersebut secara berkala dan dengan pemantauan ahli IT di perusahaan Anda. Ketika Anda memiliki sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen digital yang aman, tentu hal tersebut dapat memberikan kenyamanan dan memberikan hasil yang optimal terhadap kinerja perusahaan.

  4. Lakukan Back Up Secara Rutin
    Hal berikutnya yang bisa Anda lakukan adalah dengan melakukan back up secara rutin data dan dokumen digital penting secara berkala. Anda bisa melakukannya dengan membangun ruang penyimpanan lebih dari satu dengan layanan cloud.

    Ini dilakukan guna menghindari kerusakan dan kehilangan data yang disebabkan karena terjadinya bencana. Manfaatnya adalah, ketika data tersebut rusak atau hilang masih ada data cadangan. Semisalnya ketika terjadi kebakaran pada perangkat keras, maka data tersebut masih aman dan tersimpan di tempat lain.

    Kemudian, simpanlah data dokumen digital tersebut dalam format yang tak dapat diubah kecuali Anda sendiri yang dapat mengubahnya. Misalnya untuk menyimpan dokumen atau file perusahaan sebaiknya jangan dalam format DOC. namun Anda bisa menggunakan dalam format PDF.

  5. Menggunakan Enkripsi
    Terakhir, untuk pengamanan data dan dokumen digital yang lebih optimal Anda dapat menggunakan sebuah enkripsi yang unik. Enkripsi ini terdiri dari deretan angka dan huruf yang berbeda satu dengan yang lain seperti dalam Digital Object Identifier (DOI), Archival Resource Key (ARK), maupun URL dan PURL.

    Di samping itu untuk membuka dan dokumen digital tersebut memiliki kekuatan hukum, bisa juga dengan menggunakan digital identity seperti tanda tangan digital maupun face recognition. Cara seperti ini adalah yang cukup aman.

    Saat ini, penggunaan digital identity dalam pengamanan maupun pengelolaan dokumen digital tersebut sudah banyak diterapkan di berbagai perusahaan besar. Sebagai pimpinan perusahaan, Anda dapat memilih penyedia layanan dan penyelenggara digital identity terbaik.

 

Pemusnahan Arsip

Tahap akhir dari manajemen kearsipan adalah pemusnahan arsip (penyusutan arsip). Pemusnahan arsip merupakan rangkaian terakhir setelah tahapan pemindahan arsip dan penyerahan arsip.

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Di dalam melakukan pemusnahan arsip terkandung resiko yang berkaitan dengan unsur hukum. Arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Oleh karena itu kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian, sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun.

 

Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, seperti :

  1. Pemeriksaan
    Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya atau habis nilaigunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA).
  2. Pendaftaran
    Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
  3. Pembentukan Panitia Pemusnahan
    Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun atau lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, tetapi cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan perundang-undangan, serta unit-unit lain yang terkait.
  4. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan
    Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan penilaian arsip.
    Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hokum yang berlaku.
  5. Pembuatan Berita Acara
    Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara ( BA), bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.

Daftar Referensi

UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Keputusan Kepala ANRI No 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan

Keputusan Kepala ANRI No 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha, dan Swasta

Permendiknas No 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Depdiknas

Keputusan Presiden No 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis.